Acompanhar as finanças e resultados do seu negócio com uma planilha de controle financeiro é uma das melhores estratégias para ter bons resultados.
Embora uma companhia tenha diversas obrigações, a gestão financeira deve ser prioridade. Um acompanhamento próximo e detalhado de entradas, saídas, dívidas e investimento fornece informações que podem garantir o sucesso do negócio.
Ainda que pareça burocrático, fazer uma gestão financeira detalhada é a melhor forma de ter as respostas certas para problemas e imprevistos. Essa ferramenta também facilita na hora de identificar oportunidades de crescimento ou investimento.
Por isso, se você está começando um novo negócio é importante saber como usar a planilha de controle financeiro no dia a dia. Continue lendo para saber como esse controle funciona e pode te ajudar.
O que é o controle financeiro empresarial
O controle financeiro é o detalhamento de tudo que diz respeito à vida financeira da empresa. Ou seja, é a forma de acompanhar e analisar tudo o que acontece com o dinheiro: entradas e saídas do fluxo de caixa, investimentos, patrimônio, dívidas, e todas as outras movimentações financeiras.
Porque ter uma planilha de controle financeiro
Se acompanhar de perto as finanças pessoais é muito importante para ter uma vida tranquila, isso não seria diferente para uma empresa, certo?
Pode parecer muita informação, mas acompanhar todos os indicadores de perto e com frequência vai te dar informações essenciais para tocar o negócio. Separamos abaixo algumas vantagens de ter uma planilha de controle financeiro empresarial.
Não ter problemas de fluxo de caixa
Quem acompanha as entradas e saídas do caixa com frequência raramente tem problemas de fluxo de caixa, isso porque, conhecendo as datas de recebimento e pagamento e os valores é possível organizar o caixa para nunca ficar descoberto.
Além disso, caso aconteça algum atraso de pagamento rapidamente o problema é identificado e resolvido.
Ter mais previsibilidade
Acompanhando o dia a dia das finanças do seu negócio é possível antecipar problemas e ter mais previsibilidade de como estará a situação no próxio período. A grande vantagem de ter previsibilidade é pensar antes em soluções para os problemas que podem surgir.
Facilitar as tomadas de decisão
Com acesso a todas as informações fica mais fácil tomar decisões. Por exemplo, se a empresa está passando por um período mais difícil em que é preciso segurar os gastos, a planilha de controle financeiro poderá indicar onde está havendo mais despesas desnecessárias.
Evitar o endividamento
Acompanhando de perto as contas você poderá identificar também quando houver risco de endividamento. Por exemplo, se estiver difícil arcar com todas as contas de um mês, é possível pensar em opções de crédito mais baratas e não ficar refém do cheque especial ou do juros rotativos do cartão de crédito.
Dicas para usar uma planilha de controle financeiro
Com todas essas vantagens, fica claro que a planilha de controle financeiro é algo que não pode faltar na gestão da empresa. Se você está na dúvida de como usar essa ferramenta, as dicas abaixo podem te ajudar.
Registre e classifique todas as entradas e saídas por período
Um dos pontos principais de um bom controle financeiro é o registro de toda movimentação de dinheiro da empresa. Por isso, será preciso inserir nessa planilha todas as entradas e saídas do caixa e classificá-las.
A forma mais fácil de fazer isso é definir uma rotina diária para registrar todas as receitas e despesas que entraram ou deverão entrar nos próximos dias. Lembre-se de adicionar sempre os valores certos e os prazos de pagamento ou recebimento.
Defina objetivos e faça projeções
Os objetivos de uma empresa são normalmente definidos no planejamento estratégico. Mas é muito importante que essas metas sejam refletidas em forma de números na sua planilha de controle financeiro.
Isso significa que tendo os objetivos é hora de transformá-los em metas financeiras. Ou seja, se vocês definirem que desejam um crescimento de receita de 10% no ano, é importante colocar no controle financeiro o quanto é preciso vender para realizar esse resultado.
Nessa hora, pense também das despesas. Normalmente, para aumentar o faturamento é preciso investir mais em contratações, formas de divulgação ou matéria-prima. Então, você deve fazer uma projeção de quanto a mais será preciso gastar para chegar no objetivo, sem prejudicar a rentabilidade da empresa.
Ter as projeções e metas no controle financeiro irá guiar as tomadas de decisão quando for necessário. Esses números servirão como um termômetro para indicar se a empresa está no esperado, muito acima ou muito abaixo.
Defina o orçamento de cada área
Definindo quais são os objetivos e quanto pode ser investido para atingi-los, o próximo passo é dividir isso com toda a empresa. Para fazer isso, o ideal é definir o orçamento e as metas de cada área e combinar com os gestores como será feito o acompanhamento.
Esse processo facilitará principalmente na hora de identificar ajustes de gastos excessivos ou oportunidades dentro de cada área.
Faça um fundo de emergência
Nem sempre é possível separar uma parte do dinheiro que está entrando para as emergências. Mas, o ideal é que assim que o seu negócio estiver organizado, você passe a tirar uma parte do dinheiro para uma reserva de emergência.
Esse dinheiro pode ajudar muito a empresa quando houver um imprevisto, como custos de manutenção, por exemplo.
Atualize a planilha com frequência e acompanhe os resultados
De nada adianta ter uma planilha de controle financeiro se ela não for atualizada. Como dissemos, é essencial ter uma rotina de preenchimento diário dessa planilha.
Além disso, definir um horário semanal e mensal para uma análise mais aprofundada também pode ajudar a manter a organização financeira do negócio.
Preveja cenários alternativos e prepare-se para imprevistos
Com todas essas informações em mãos e organizadas você terá mais tempo para focar na estratégia. E um dos pontos que pode ajudar é pensar em cenários diferentes do que foi definido no planejamento financeiro.
Com isso será possível se preparar com antecedência caso aconteçam imprevistos ou as coisas saiam como você imaginou.
Tente sempre pensar em um cenário onde tudo dá muito mais certo e a empresa atinge resultados muito melhores. Nesse caso, vale a pena considerar se vocês precisarão aumentar a equipe ou a produção para atender a nova demanda, por exemplo.
E antecipe também uma outra realidade em que os objetivos não são alcançados. Assim, é possível se preparar para fazer cortes de gastos e pensar em estratégias para melhorar o resultado.
Seguindo essas orientações você conseguirá acompanhar as contas da sua empresa com facilidade. Ou seja, terá mais controle para tomar decisões e fazer investimentos, garantindo a saúde financeira do negócio.