Fazer a gestão de negócios não é fácil, são várias as tarefas necessárias para manter a organização e o funcionamento das operações internas e externas. Por isso, todas as ferramentas que facilitam o trabalho são bem-vindas.
É o caso do mapeamento de processos, um diagrama que torna mais prática a análise e a otimização das principais atividades de uma empresa. Fundamental para corrigir erros e desenvolver melhorias.
Então, se você quer saber mais sobre esse assunto, continue a leitura. Logo abaixo vamos tirar as principais dúvidas sobre a ferramenta de mapeamento de processos e dicas de como aplicá-la em seu benefício.
O que é mapeamento de processos?
O termo mapeamento de processos se refere a uma ferramenta utilizada na gestão de negócios. Sua função é descrever detalhadamente os fluxos, objetivos e etapas de um trabalho, por meio do recurso visual.
Esse tipo de mapa também é conhecido por outros nomes, como, por exemplo: fluxograma de processos, modelo de processos, gráfico de processo funcional ou até mesmo diagrama de fluxo de negócios.
A ferramenta de mapeamento de processos apresenta tudo que está envolvido do início à conclusão das tarefas da empresa, inclusive as pessoas que fazem o fluxo funcionar. Assim, é possível encontrar falhas e melhorias a serem feitas.
Para que serve o mapeamento de processos?
O grande objetivo do mapeamento de processos é tornar empresas mais eficientes no que fazem. Isso acontece porque o diagrama permite a visualização completa de todas as etapas, sendo mais fácil de analisar as informações dispostas.
Essa ferramenta tem como função aumentar a compreensão dos colaboradores da instituição ou empresa sobre as atividades que são desenvolvidas ao longo das operações. Gerando discussões mais assertivas sobre o assunto.
Isso porque, a apresentação visual de cada etapa ou fluxo que faz os processos internos funcionarem ajuda a identificar onde estão as falhas, atrasos ou até mesmo atalhos que podem fazer o trabalho mais objetivo.
Veja quais as principais funções do mapeamento de processos:
- Facilitar a compreensão dos processos;
- Otimização do tempo para as operações;
- Documentar os processos;
- Gerar mais eficiência;
- Melhorar a comunicação entre os colaboradores;
- Estabelecer padronização nos processos.
Tudo isso é possível devido a estrutura e a forma como as informações são organizadas dentro do diagrama. As conexões entre as operações são vistas com mais praticidade e por isso, o mapeamento de processos tem tantas funções.
Benefícios do mapeamento de processos
Além de várias utilidades, realizar o mapeamento de processos também oferece vantagens a empresa e seus colaboradores. Como por exemplo:
- Redução de custos operacionais: com a identificação de gargalos de produção ou atalhos que dispensam algumas tarefas, evita desperdício e possibilita cortar gastos desnecessários;
- Resultados mais positivos: depois da otimização realizada, os processos se tornam mais eficientes e com isso os resultados finais são mais animadores;
- Controle dos processos: o acompanhamento de perto de cada etapa do processo traz mais controle aos gestores de negócios, permitindo a rápida identificação de falhas ou melhorias necessárias;
- Padronização: um benefício do mapeamento é que os processos são padronizados e com isso diminui as chances de erro na execução, oferecendo mais garantia ao cliente final.
Como fazer o mapeamento de processos?
Agora que você já sabe para que serve e suas vantagens, é hora de entender como colocar em prática a ferramenta de mapeamento de processos. Confira abaixo o passo a passo para criar um fluxograma de processos que seja eficiente para o seu objetivo:
- Conheça o processo
Parece óbvio, mas a primeira coisa a se fazer é entender qual o processo que você deseja analisar e descrever. Ele será o alvo principal do projeto e por isso, é preciso conhecer como ele funciona do começo ao fim.
Para isso, identifique todas as atividades envolvidas nesse processo, assim como as pessoas que fazem com que as operações aconteçam. É muito importante que os colaboradores também participem desta etapa dando a sua visão.
- Avalie o funcionamento
Depois de coletar todas as informações necessárias para compreender o processo, a próxima fase é avaliar como está o funcionamento das operações envolvidas do início ao fim. É essencial fazer esse estudo para descobrir o grau de eficiência.
Ao modelar o processo, são identificadas as falhas, possíveis atalhos a serem usados e pontos que exigem melhorias. Nessa etapa, ainda são pensados fatores como a jornada do usuário.
O objetivo aqui é encontrar recursos para otimizar o processo, seja diminuindo o tempo que as atividades levam para serem concluídas, padronizando as operações ou qualificando os funcionários para desenvolver suas funções com mais destreza.
- Acompanhe o processo
Por fim, com os pontos positivos e negativos identificados e com as medidas necessárias para otimizar o processo feito, o último passo para garantir que os benefícios dessa ferramenta sejam atingidos, é monitorar.
Afinal, uma empresa deve investir constantemente em melhorias para se manter competitiva no mercado e ter chances de crescer. Então, após o mapeamento de processos, o monitoramento deve continuar.
Assim, seguindo o passo a passo fica mais fácil utilizar essa ferramenta a favor da sua empresa e aumentar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes!